Panduan Pengguna ERP

Apakah anda sedang mencari solusi ERP, tetapi tidak dapat memutuskan untuk menggunakan yang mana?
Sangat penting untuk mengevaluasi pendekatan anda dengan menggunakan list keperluan usaha anda untuk menemukan program terbaik.
Persyaratan
Saat pertama mencari solusi ERP, anda harus mengerti apa yang anda perlukan dari program tersebut. Beberapa pertanyaan yang anda harus tanya kepada diri sendiri adalah:
  • Apakah perusahaan anda memerlukan solusi on premise server atau cloud-based?
  • Fitur-fitur apa yang anda perlukan? Apakah anda memerlukan akun-akun yang dapat dikustomisasi? Apakah anda memerlukan angka lot atau angka serial untuk melacak stok barang? Apakah ada peraturan pemerintah yang harus ditangani oleh program?
  • Seberapa fleksible programnya? Apakah programnya dapat digunakan dalam alur kerja anda yang sekarang?
    Apakah anda perlu menyesuaikan alur kerja anda untuk menggunakan program?
    Jika anda harus menyesuaikan nya anda, apakah anda bersedia melakukannya?
  • Berapa lama anda ingin solusi anda ini bekerja? Apakah hanya solusi sementara atau anda mencari solusi untuk dasawarsa selanjutnya? Kemampuan apa yang anda perlukan di masa depan?
Untuk memutuskan apakah program dapat memenuhi keperluan anda, anda dapat:
  • Minta demonstrasi langsung dengan ahli program. Kebanyakan provider bersedia menunjukkan bagaimana solusi mereka bekerja dan bagaimana anda dapat menggunakan solusi mereka.
  • Tes solusi dengan online demo atau free trial.
  • Hubungi bagian support dan/atau tim sales dan kirimkan pertanyaan anda.
Aksesibilitas Informasi
Ketika mengevaluasi solusi ERP, pastikan program tersebut menyediakan fitur-fitur yang anda perlukan dan dapat diatur sehingga hanya memperlihatkan data yang anda perlukan untuk membuat keputusan. Kemudahan mengakses informasi sangat penting dan bagaimana informasi tersebut dapat diatur sesuai keinginan anda yang melihatnya. Beberapa pertanyaan yang anda harus tanya kepada diri sendiri adalah:
  • Dapatkah anda kustomisasi laporan di program?
  • Apakah ada batasan untuk jumlah laporan yang dapat anda kustomisasi? Apakah provider memerlukan biaya lebih jika anda memerlukan lebih banyak laporan?
  • Dapatkah anda mengumpulkan informasi yang anda perlukan atau anda harus membuat beberapa laporan?
  • Apakah anda harus menghasilkan laporannya? Apakah mereka dapat diprint dengan mudah?
Kemudahan Penggunaan
Faktor selanjutnya yang harus dipertimbangkan adalah program interface dan kemudahaan penggunaan. Walaupun jika program tersebut kuat, jika ia terlalu rumit digunakan sehari-hari maka program tersebut menjadi tidak berguna.
  • Apakah user interfacenya intuitif? Dapatkah anda mencari apa yang anda inginkan dengan mudah?
  • Seberapa mudah untuk memasukkan data akunting? Apakah departmen akunting, account receivable, dan account payable anda dapat menjalankan tugasnya dengan mudah?
  • Apakah programnya memerlukan user anda untuk menjadi ahli dalam bidangnya agar dapat menggunakan program dengan mudah?
    Dapatkah programnya disesuaikan untuk level kemampuan yang berbeda?
Biaya
Ketika anda merencanakan biaya yang anda dapat alokasikan untuk solusi ERP anda, anda harus memasukkan biaya awal, bulanan/ tahunan, dan biaya perawatan masa depan.
  • Apakah pengaturan awal dan berapa biaya implementasi? Apakah anda perlu membeli server? Apa anda dikenakan biaya untuk konfigurasi program?
  • Berapa biaya per tahun? Apakah ada tambahan biaya untuk setiap lisensi user? Berapa lisensi yang anda perlukan?
  • Berapa biaya yang diperlukan untuk menjaga sistem? Apakah ada biaya tambahan untuk memiliki tim IT khusus, biaya tambahan untuk kunjungan layanan, dll?
  • Berapa biaya upgrade sistem? Apakah anda harus membeli upgrade program di masa depan?
  • Berapa biaya yang diperlukan untuk melatih user anda?
Provider
Ketika memilih solusi, sangat penting untuk mempertimbangkan providernya. Jika programnya mengalami banyak downtime, bug, atau memerlukan biaya untuk pelatihan, maka hal-hal tersebut dapat meningkatkan biaya anda dan mengurangi keuntungan menggunakan solusi. Jika anda memerlukan solusi cloud-based, maka anda perlu memperhatikan beberapa isu berikut:
  • Apakah providernya stabil dan terpercaya?
  • Bagaimana dengan uptime program tersebut?
  • Seberapa sering mereka mengeluarkan fitur baru? Apakah anda harus membayar lebih untuk fitur-fitur tersebut?
  • Seberapa cepat bug diperbaiki?
  • Pelatihan seperti apa yang mereka sediakan?
Pelajari lebih lanjut tentang ECOUNT ERP